„Das würde bei uns mindestens ein halbes Jahr dauern." Der Satz fällt in fast jedem Erstgespräch mit einem Speditionsgeschäftsführer. Ich verstehe ihn. Wer ein TMS-Projekt hinter sich hat, rechnet in Quartalen.
Unsere Automatisierungen laufen nach zwei bis vier Wochen produktiv. Das ist keine Kunst, sondern ein Wochenplan, der bei jedem Projekt gleich ist. Hier ist er, Woche für Woche, mit dem, was jede Woche liefert und woran sie scheitert.
Der Plan funktioniert nur für einen Prozess. Auftragserfassung oder Portal oder Ankunft oder Abgleich. Strategy& und BVL haben im November 2025 115 Logistikdienstleister befragt. 96 Prozent haben Digitalisierung angestoßen, 10 Prozent skalieren. Die Hälfte nennt fehlende Prioritäten als Hürde. Fünf Prozesse gleichzeitig sind keine Priorität. Sie sind das Gegenteil davon.
Wie man den einen auswählt, steht im Beitrag Prozesse optimieren: erst zählen, dann automatisieren. Hier geht es um das, was danach kommt.
Die erste Woche ist die unspektakulärste und entscheidet über die anderen drei. Zwei Dinge passieren parallel.
Zugang: Zugangsdaten zum Postfach, zum Portal, zur Telematik, ein Export aus dem TMS. Das klingt nach einer Stunde, dauert aber fast immer die ganze Woche, weil drei Personen zustimmen müssen und eine davon im Urlaub ist. (Wenn Sie den Plan beschleunigen wollen: Klären Sie die Zugänge, bevor wir anfangen.)
Zählen: eine Strichliste je Vorgang. Wie oft am Tag, wie lange, wie viele Rückfragen. Bei einer Spedition mit 40 Lkw ergab das für die Ankunftsmeldung drei bis fünf Anrufe je Disponent und Tag, mit Rückrufen rund 45 Minuten.
Lieferung Woche 1: Zugänge funktionieren, die Zahl der Handarbeit steht, 20 Beispieldateien liegen vor.
Stolperfalle: Es gibt keine Beispieldateien, „weil die Mails immer gleich aussehen". Sie sehen nie gleich aus. Acht Kunden, acht Formate war bei einem Großhändler die Realität.
Jetzt wird aufgeschrieben, was der Prozess tut. Jeder Schritt, jede Ausnahme, jede Regel, die nur eine Person kennt. Bei einer Portalbestätigung waren es 23 Schritte statt der drei, die im ersten Gespräch genannt wurden, dazu Regeln, die nur eine Person kannte.
Aus den Regeln entsteht die Grenze zwischen Dienst und Mensch: Was bucht der Dienst allein, was legt er einem Menschen vor? Diese Grenze ist die Klärliste. Sie wird in Woche 2 entworfen, nicht in Woche 4 nachgeschoben.
Lieferung Woche 2: Regelwerk auf zwei Seiten, Klärfall-Liste mit Gründen, Testdaten aus den 20 Beispielen.
Stolperfalle: Der Kunde will „erst mal alles automatisch". Dann gibt es keine Klärliste, und der Dienst bucht im Zweifel falsch. Wir bauen das nicht.
Der Dienst wird gebaut und läuft ab Mitte der Woche parallel zum Menschen. Er liest, prüft und schreibt sein Ergebnis in eine Liste, bucht aber noch nicht. Die Sachbearbeiterin vergleicht: Was hätte der Dienst gebucht, was habe ich gebucht?
Bei der Bestellerfassung des Großhändlers zeigte die Parallelwoche Abweichungen in beide Richtungen: Formate, die der Dienst falsch las, und Bestellungen, die von Hand falsch erfasst worden waren. Beides lernt man nur im Parallelbetrieb.
Lieferung Woche 3: Dienst läuft täglich, Vergleichsliste, korrigierte Regeln.
Stolperfalle: Die Oberfläche des Portals oder der Telematik verhält sich anders als in der Demo. Platzhalter beim Laden, relative Zeitangaben, abgelaufene Sitzungen. Woche 3 ist dafür da, das zu finden.
Der Dienst bucht jetzt selbst. Drei Dinge kommen dazu, ohne die wir nicht übergeben. Ein Protokoll je Lauf: gelesen, gebucht, geklärt. Ein Alarm, der am Ergebnis hängt und nicht am Lauf. Und eine Seite für die Disposition, die zeigt, was der Dienst heute getan hat.
Der Alarm ist der wichtigste Teil. Ein Dienst, der läuft und nichts bucht, weil ein Zugang oder ein Vorschritt still ausgefallen ist, ist ein Ausfall. Wir haben so einen Fall selbst eine Woche lang übersehen, weil der Wächter nur den Lauf prüfte. Seitdem zählt er Buchungen.
Lieferung Woche 4: Produktivbetrieb, Protokoll, Alarm, eine Seite Übergabe für das Team.
Stolperfalle: Niemand liest das Protokoll. Deshalb geht der Alarm an uns, nicht nur an den Kunden.
Drei Dinge, ehrlich aus den Projekten:
Ein Vorbehalt: Der Plan stammt aus rund 80 Prozessen in Betrieben mit 20 bis 500 Mitarbeitern. Ein Prozess mit fünf Systemen und einer eigenen Entwicklungsabteilung auf Kundenseite folgt anderen Regeln. Dort dauert Woche 1 allein einen Monat.
Wenn Sie wissen wollen, ob Ihr Prozess in den Plan passt, schicken Sie mir drei Dinge. Welcher Prozess, welche Systeme, wer die Zugänge freigibt. Ich sage Ihnen, in welcher Woche wir bei Ihnen hängen bleiben würden. Prozess-Check anfragen, 30 Minuten, ohne Verkaufsgespräch.
