Ein Systemverkehr-Spediteur plant seine Fahrer in einer Excel-Datei. Eine Datei je Kalenderwoche, auf SharePoint. In den letzten 60 Tagen hat ein Konverter diese Datei 2.878 Mal gelesen. 2.870 Mal sauber. Jedes Mal ging eine Importdatei an das TMS. Kein Disponent hat eine Schicht abgetippt.
Das ist die Zahl. Die Geschichte dahinter ist der Dispoplan Excel TMS Import, wie er wirklich läuft. Mit den Stellen, an denen er im Sommer stehen blieb. Und mit dem Grund, warum Excel die Quelle bleibt.
Der Dispoplan ist eine Tabelle. Zeilen sind Lkw. Spalten sind Tage. In den Zellen stehen Fahrer und Schichten, T für Tag, N für Nacht. Disponenten pflegen ihn. Schichtleiter lesen ihn. Fahrer richten sich danach. Er ist die Wahrheit über die nächste Woche.
Das TMS, hier WinSped von LIS, kennt diesen Plan nicht. WinSped nimmt Aufträge über die LISIN-Schnittstelle an. Dazu Konverter für FORTRAS, IDS oder IFTMIN. Und eine Web-Erfassung. Für Fahrer und Schichten aus einer Excel-Datei gibt es keinen Standardkanal. Der Rest ist Handarbeit. Abtippen, bei jeder Änderung.
Das ist kein Einzelfall. Strategy& und die BVL haben im November 2025 115 Logistikdienstleister befragt. 96 Prozent haben die digitale Transformation gestartet. 10 Prozent skalieren sie. Die BVL-Studie Trends und Strategien vom Oktober 2025 nennt den Grund. 54 Prozent der Befragten sehen die Daten als größte Hürde. Verfügbarkeit und Qualität. Der Dispoplan ist genau so ein Datenproblem. Die Daten sind da. Sie sind nur in einer Zelle.
Wir haben den Plan nicht angefasst, nur gelesen.
Der Konverter läuft alle 30 Minuten. Er holt die aktuelle Wochendatei aus SharePoint. Dann sucht er die Kopfzeile. Er sucht sie in den Zeilen 1 bis 8, weil die Datei oben Datumszeilen trägt. Er braucht zwei Beschriftungen in derselben Zeile: die Lkw-Spalte und die Schicht-Spalte. Findet er sie nicht, bricht er ab. Mit Absicht. Ein Import mit verrutschten Spalten wäre schlimmer als kein Import.
Dann die Fahrer. Im Plan stehen Namen. Das TMS braucht Personalnummern. Der Konverter schlägt jeden Namen in der Fahrerliste nach, in vier Schreibweisen. Nachname Vorname, Vorname Nachname, mit vollem und mit erstem Vornamen. Findet er zwei Personen, lässt er die Nummer leer. Im Report steht dann "Fahrer mehrdeutig".
Am 15. Juni stand der Lauf zum ersten Mal. Ursache: Excel liefert die Personalnummer mal als Zahl, mal als Text. 1016 und "1016" galten als zwei Personen. Der Fix ist eine Zeile: jede Nummer wird vor dem Vergleich in denselben Typ gebracht. Das klingt banal. Ohne den Fix hätte das TMS die Nummer als Text bekommen. (Excel ist weniger ein Datenformat als eine Meinung über Daten.)
Seit dem 11. Juni geht die fertige Importdatei per Mail an ein Importpostfach des Kunden. Das TMS holt sie dort selbst ab. Kein Laufwerk, keine Schnittstelle, ein Postfach. Vor dem Versand prüft das Skript das Alter der Datei. Ist sie älter als 28 Minuten, geht sie nicht raus. Sonst würde nach einem stillen Fehllauf die alte Datei noch einmal verschickt.
Am 1. Juli kam die Nachtschicht dazu. Eine N-Schicht beginnt um 22:00 und endet um 05:00. Das Ende liegt am Folgetag. Der Konverter schreibt seitdem zwei Zeilen: Start am Tag, Ende am Tag danach. Am ersten Tag waren das 37 Tageswechsel in einer Wochendatei.
Drei Vorfälle in zehn Wochen. Alle drei stehen im Protokoll mit Uhrzeit.
Am 23. Juli um 07:30 Uhr stand der Lauf. Fehler: Kopfzeile nicht gefunden. Wir haben zwei Versionen der Datei verglichen. Einziger Unterschied: In Zelle B3 fehlte das Wort "LKW". Jemand hatte die Beschriftung gelöscht. Alle Daten waren da. Vier Läufe blieben stehen, bis 09:00 Uhr. Seitdem gibt es einen Rückfallweg. Fehlt das Wort, sucht der Konverter die Lkw-Spalte am Inhalt. Sie liegt zwischen Abteilung und Schicht. In ihr stehen fast nur Zahlen. Der Rückfalllauf lieferte 2.230 Zeilen, bitgleich mit dem Lauf mit heiler Kopfzeile.
Am 27. Juli stand er wieder. Diesmal ein Datum. In einer Zelle der Datumszeile stand keine Uhrzeit, sondern die Zahl 6125. Excel speichert Daten als Zahl seit dem 30. Dezember 1899. Der Konverter kannte nur Datum und Text. Zwei Läufe, dann der Fix: Zahlen im Datumsfenster werden umgerechnet, Unsinn wird übersprungen.
Am 27. und 30. August brach die Verbindung zu SharePoint ab. Einmal je Tag, früh am Morgen. Der Folgelauf war grün. Der Konverter hatte keinen Wiederholversuch. Jetzt hat er drei, mit 5 und 15 Sekunden Pause. Und eine Regel für Serien: Der erste Fehllauf ist eine Warnung ohne Mail. Ab zwei in Folge gibt es die Mail mit Zähler. Vorher bekam der Betreuer bei jedem Netzschluckauf eine Nachricht.
Das ist die Bilanz dieser Phase: 7 Fehlerläufe und eine Warnung von 2.878. Zwei Vorfälle kamen aus der Datei, einer aus dem Netz. Jeder Fall hat jetzt einen Weg.
Der Mailversand hat in 60 Tagen 2.872 Mal stattgefunden. 2.753 Mal ohne Änderung. 119 Mal mit Änderungen. Zusammen 33.185 geänderte Zeilen. Das Delta zeigt, wann der Plan lebt.
Jede Woche gibt es einen großen Sprung. Rund 2.900 bis 3.400 Zeilen auf einmal. Das ist die neue Wochendatei. Dazu kommen 9 bis 17 kleine Änderungen je Woche. Und alle liegen zwischen 08:00 und 18:00 Uhr. Nachts ändert niemand den Plan. Der 30-Minuten-Takt läuft trotzdem durch. Er kostet nichts. Und ein stiller Ausfall am Morgen fiele sonst erst mittags auf.
Ein ehrlicher Vorbehalt: Das sind die Daten eines Kunden. Ein Wochenplan, ein TMS, ein Postfach. Wie das Delta bei täglicher Planung aussieht, wissen wir erst mit einem zweiten Protokoll.
Für die Disposition nichts. Das war die Bedingung. Sie öffnet dieselbe Datei und trägt dieselben Schichten ein. Der Unterschied liegt hinter der Datei. Jede Änderung ist nach spätestens 30 Minuten im TMS. Vorher hing das an der Person, die abtippt. Und an dem Moment, in dem sie es tut.
Für die Fahrer heißt das: Das TMS kennt dieselbe Schicht wie der Plan. Auch die Nachtschicht, auch nach einem Tausch am Nachmittag. Für die Abrechnung: Die Personalnummer hängt am Auftrag, als Zahl, nicht als Text.
Und der Report ist der Nebeneffekt, den vorher niemand hatte. Jede Zeile, die der Konverter nicht sicher zuordnen kann, steht darin mit Grund. Fahrer mehrdeutig. Schicht ohne Zeit. Tageswechsel. Das ist die Liste, mit der die Disposition ihre eigene Datei aufräumt. Mehr zu unseren Logistikprozessen.
Ein Skript, das SharePoint per Browser-Sitzung liest. Ein Konverter für Excel mit Kopfzeilensuche und Rückfallweg. Eine Fahrerliste als Nachschlagewerk. Ein Delta gegen den letzten Stand. Ein Postfach beim Kunden. Eine Zeile Protokoll je Lauf. Kein Umbau am TMS, kein Umbau an SharePoint.
Welche Datei in Ihrer Disposition ist die Wahrheit, und wer tippt sie ab? Schicken Sie mir eine anonymisierte Kopfzeile. Ich sage Ihnen, ob der Konverter sie beim ersten Lauf erkennt.
