Das ist die Bauanleitung für einen automatischen Rechnungseingang in der Spedition. Sieben Schritte, vom Postfach bis zur Buchung, so wie wir ihn bei Kunden aufsetzen. Kein Konzept, kein Werkzeugvergleich. Am Ende wissen Sie, welche Prüfung an welcher Stelle sitzt und warum.
Fragt mich jemand, wo er anfangen soll, sage ich: bei dem Prozess, der am meisten nervt und am vorhersehbarsten abläuft. Der Rechnungseingang erfüllt beides. Eine Frachtrechnung kommt per Mail. Jemand öffnet den Anhang und liest Nummer, Betrag und Fälligkeit. Dann sucht er den Auftrag, tippt ab und legt die Datei ab. Fünf bis acht Minuten je Rechnung. Bei 300 Frachtrechnungen im Monat sind das rund 30 Stunden.
Der Prozess ist regelbasiert, er wiederholt sich, und ein Fehler ist korrigierbar. (Eine falsch gebuchte Rechnung ist ärgerlich. Eine falsch gemeldete Ankunft kostet eine Rampe.)
Dazu kommt ein Termin. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im B2B-Geschäft empfangen können. Ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz sie auch ausstellen. Ab 2028 gilt das für alle. (Wachstumschancengesetz, BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024.) Wer seinen Eingang heute automatisiert, baut ihn gleich für strukturierte Rechnungen. PDFs sind dann der Übergang.
Ein Postfach, in das alle Frachtrechnungen laufen. Kein Sammelpostfach mit Newslettern. Der Dienst liest es alle fünf Minuten, legt jede Mail mit Anhang unter einer Vorgangsnummer ab und merkt sich, was er schon gesehen hat. Fällt er aus und kommt zurück, fängt er dort an, wo er aufgehört hat. Nichts geht verloren, nichts wird doppelt gelesen.
Der Anhang ist entweder eine E-Rechnung (XRechnung oder ZUGFeRD, also XML mit oder ohne PDF) oder ein reines PDF. Die E-Rechnung ist der einfache Fall: Nummer, Betrag, Datum, Positionen stehen als Felder drin. Beim PDF braucht der Dienst eine Leseregel je Absender. Sie sagt, wo die Rechnungsnummer steht und wie die Positionstabelle aussieht. Zwei bis drei Absender machen meist 60 Prozent des Volumens aus. Mit denen fängt man an.
Hier trennt sich der Rechnungseingang einer Spedition von dem einer Kanzlei. Jede Frachtrechnung gehört zu einer Tour, einem Auftrag oder einer Sendungsnummer. Der Dienst sucht die Referenz in der Rechnung und schlägt im TMS nach. Findet er den Auftrag, hängt die Rechnung daran. Findet er ihn nicht, ist das ein Klärfall, keine Buchung.
Jetzt die Prüfung, die von Hand fast immer ausfällt, weil die Zeit fehlt. Der Dienst vergleicht den Rechnungsbetrag mit dem Auftrag. Frachtpreis, Maut, Nebenkosten, jede Position einzeln. Abweichungen über einer Schwelle gehen in die Klärliste, mit Auftrag und Rechnung nebeneinander. (Bei den meisten Kunden liegt die Schwelle bei 2 Prozent oder 20 Euro.) Alles darunter wird als geprüft markiert.
Diese Prüfung findet in den ersten Wochen regelmäßig Rechnungen mit Positionen, die in keinem Auftrag stehen. Vorher hat das niemand gesehen, weil niemand 300 Rechnungen gegen 300 Aufträge legt.
Geprüfte Rechnungen bucht der Dienst in die Buchhaltung oder ins TMS, je nachdem, wo der Kunde seine Kreditoren führt. Schnittstelle, wenn es eine gibt; Import-Datei, wenn nicht. Die Datei landet im Archiv mit Vorgangsnummer, Auftragsnummer und Datum im Namen. Acht Jahre Aufbewahrung sind Pflicht, also ist die Ablage Teil des Prozesses und keine Nebensache.
Alles, was der Dienst nicht eindeutig entscheiden konnte, steht in einer Liste. Kein Auftrag gefunden. Betrag außerhalb der Schwelle. Unbekannter Absender. Unlesbarer Anhang. Jede Zeile trägt den Grund. Die Buchhaltung entscheidet mit einem Klick und der Dienst lernt nichts dazu, das ist Absicht. Eine Entscheidung, die ein Mensch getroffen hat, bleibt seine.
Jeder Lauf schreibt drei Zahlen: gelesene Mails, gebuchte Rechnungen, offene Klärfälle. Der Alarm hängt nicht daran, ob der Dienst gelaufen ist, sondern ob er gebucht hat. Kommen einen Vormittag lang Rechnungen an und nichts wird gebucht, ist das ein Ausfall, und wir erfahren es vor dem Kunden.
Man kann die sieben Schritte in einem No-Code-Werkzeug zusammenklicken, und für einen Test ist das in Ordnung. Für den Betrieb bauen wir ein kleines Programm mit Tests, Logging und Fallbacks, aus drei Gründen. Erstens: Die Prüfung gegen den Auftrag braucht Regeln, die sich lesen und testen lassen. Zweitens: Wenn der Absender sein PDF ändert, muss die Änderung an einer Stelle stehen, nicht in fünf Knoten. Drittens: Das Protokoll je Schritt ist bei uns kein Zusatz, sondern die Grundlage für den Alarm.
Ein Vorbehalt: Das gilt für 200 bis 2.000 Rechnungen im Monat. Darunter reicht oft eine gute Buchhaltungssoftware mit E-Rechnungseingang. Darüber wird die Zuordnung zum Auftrag zur Hauptarbeit. Dann sollte das TMS die Kreditorenseite führen.
Läuft der Eingang, liegen die Daten für den nächsten Schritt schon da: der Abgleich von Maut, Fahrdaten und Rechnung je Tour. Dazu gibt es einen eigenen Beitrag. Der Rechnungseingang ist der Anfang, weil er zeigt, ob der Betrieb einem Dienst vertraut, der ohne Aufsicht bucht.
Wie viele Frachtrechnungen kommen bei Ihnen im Monat an, und wie viele davon werden gegen den Auftrag geprüft? Schicken Sie mir die beiden Zahlen. Ich zeige Ihnen das Protokoll eines Laufs mit Klärliste. Prozess-Check anfragen, 30 Minuten, ohne Verkaufsgespräch.
