Ein Geschäftsführer hat mir letzten Monat seine Rechnung geschickt. Nicht für unsere Leistung. Seine eigene Kalkulation, was ihn die Handarbeit vorher gekostet hat. Ein Mitarbeiter, der täglich drei bis vier Stunden Daten zwischen drei Systemen hin- und herkopiert hat. Er hatte mit 25 Euro die Stunde gerechnet. Der richtige Wert lag beim Doppelten. Damit kippt jede Amortisationsrechnung, in beide Richtungen.
Das ist die These dieses Beitrags. Jede Automatisierung, die sich nicht in drei Monaten rechnet, ist die falsche. Und die meisten Betriebe wissen nicht, ob sie sich rechnet, weil die erste Zahl falsch ist.
Nach Destatis kostete eine Arbeitsstunde in Deutschland 2025 im Schnitt 45,00 Euro, 3,6 Prozent mehr als im Vorjahr. Im Abschnitt Verkehr und Lagerei liegt der Wert mit 35,80 Euro darunter. Das sind Arbeitgeberkosten je geleisteter Stunde, also Brutto plus Sozialabgaben plus bezahlte Abwesenheit. Bürofläche, IT-Arbeitsplatz und die Zeit der Führungskraft kommen noch dazu.
Wer mit dem Bruttostundenlohn rechnet, halbiert die Handarbeit auf dem Papier. Wer mit 36 bis 45 Euro rechnet, ist bei der Disposition nah dran. Für einen Disponenten mit 3.500 Euro brutto landet man je nach Region bei 42 bis 55 Euro. (Kommt Ihnen das hoch vor? Rechnen Sie Urlaubs- und Krankheitstage auf die geleisteten Stunden um.)
Drei Größen, multipliziert: Wie oft am Tag, wie lange je Vorgang, voller Stundensatz. Das ergibt die jährlichen Kosten der Handarbeit. Dagegen stehen Aufbau und Betrieb des Dienstes.
Drei Rechenbeispiele, zwei aus Projekten, eines als Musterrechnung, alle gerundet:
Ankunftsmeldung, Spedition mit 40 Lkw. Drei bis fünf Anrufe je Disponent und Tag, mit Rückrufen rund 45 Minuten, zwei Disponenten. Anderthalb Stunden am Tag mal 45 Euro mal 250 Tage: rund 17.000 Euro im Jahr. Aufbau des Dienstes: drei Wochen. Amortisation im zweiten Monat.
Bestellerfassung, Großhändler. Dreieinhalb Stunden am Tag, eine Person, dazu zwei bis vier Fehlbestellungen am Tag mit je 20 Minuten Nacharbeit. Rund 40.000 Euro im Jahr, ohne die Kundenseite der Fehler. Aufbau: zwei Wochen. Amortisation im ersten Monat.
Portalbestätigung, Musterrechnung. Angenommen 40 Bestätigungen am Tag, vier Minuten je Stück, eine Person: knapp drei Stunden. Rund 30.000 Euro im Jahr. Aufbau: drei Wochen. Amortisation im zweiten Monat.
Das Muster: Bei richtig gewählten Prozessen liegt der Break-even zwischen einem und drei Monaten. Die Betriebsgröße spielt dabei kaum eine Rolle. Nach zwei Jahren steht ein Nettoeffekt im hohen fünfstelligen Bereich je Prozess. Das ist kein Ausreißer, das ist der Normalfall, wenn der richtige Prozess dran ist.
Die meisten Anbieter zeigen Aufbau gegen gesparte Stunden. Vier Posten fehlen fast immer:
Drei Fälle, in denen wir abraten, und das tun wir in jedem dritten Erstgespräch:
Ein Vorbehalt zu den Beispielen: Zwei stammen aus Betrieben mit 20 bis 200 Mitarbeitern, das dritte ist eine Musterrechnung mit typischen Werten. Die Stundensätze sind Durchschnitte. Die Amortisation hängt am Satz der Person, die heute die Arbeit macht. Bei einem Auszubildenden sieht die Rechnung anders aus als bei einer Disponentin mit 15 Jahren Erfahrung.
Zwischen schneller und langsamer Amortisation liegt weder das Werkzeug noch das Budget. Es liegt an der Dokumentation. Ist vor dem Aufbau klar, was der Prozess tut, inklusive aller Ausnahmen, läuft das Projekt in zwei bis drei Wochen. Muss der Dienstleister den Prozess erst selbst herausfinden, dauert es sechs bis acht. Dazu gibt es einen eigenen Beitrag: Prozesse optimieren: erst zählen, dann automatisieren.
Wenn Sie Ihre eigene Zahl wollen: Der Prozesskostenrechner rechnet Rolle, Zeit je Tag und Stundensatz in Jahreskosten um. Ohne Anmeldung. Schicken Sie mir das Ergebnis und den Prozess dahinter. Ich sage Ihnen, ob er in die Drei-Monats-Regel passt. Prozess-Check anfragen, 30 Minuten, ohne Verkaufsgespräch.
