Jede Spedition stellt Rechnungen. Fast keine stellt sie am Tag der Zustellung. Dazwischen liegen drei Dinge: die Tagesliste aus dem TMS, eine Preismatrix je Kunde und das Avis des Empfängers. Und eine Person, die das dreimal die Woche in Excel zusammenführt. Die Rechnung geht dann Dienstag raus für Leistungen vom Donnerstag davor. Das Geld kommt entsprechend später.
Ich beschreibe hier einen Abrechnungsdienst, den wir für eine Spedition gebaut haben. Er erzeugt aus Tagesliste, Preismatrix und Avis die Rechnung als PDF je Kunde und Werk, am selben Tag. Was er tut, was er kostet, und wo er nicht passt.
Die Abrechnung sitzt am Ende der Kette und bekommt die Reste der Zeit. Die Disposition liefert die Tagesliste, wenn die Touren fertig sind. Die Preise stehen in einer Matrix je Kunde, nach Zone, Gewicht und Sonderleistung. Das Avis des Empfängers bestätigt, was wirklich angekommen ist. Jemand legt die drei nebeneinander. Er kürzt die Liste auf die abzurechnenden Positionen und baut die Rechnung. Bei 60 Positionen am Tag sind das zwei bis drei Stunden, und die hat die Abrechnung nicht jeden Tag.
Dazu kommt ein Termin. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen im B2B-Geschäft ausstellen. Ab 2028 gilt das für alle. (Wachstumschancengesetz, BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024.) Eine Rechnung, die aus Excel zusammengebaut wird, ist keine strukturierte Rechnung. Wer die Abrechnung jetzt automatisiert, baut sie gleich für XRechnung und ZUGFeRD.
Schritt 1: die Tagesliste lesen. Der Dienst holt die Tagesliste aus dem TMS-Export, jede Zeile eine Sendung mit Kunde, Werk, Gewicht, Zone. Er prüft, ob alle Pflichtfelder gefüllt sind. Zeilen ohne Gewicht oder Werk gehen in die Klärliste, nicht in die Rechnung.
Schritt 2: gegen das Avis prüfen. Für jede Sendung sucht er das Avis des Empfängers, meist ein PDF je Werk und Tag. Stimmen Menge und Empfänger, ist die Position abrechenbar. Fehlt das Avis oder weicht die Menge ab, bleibt die Position stehen und trägt den Grund.
Schritt 3: den Preis aus der Matrix. Die Preismatrix ist eine Tabelle je Kunde, mit Zonen, Gewichtsklassen und Zuschlägen. Der Dienst liest sie als Regelwerk, nicht als Excel. Das heißt: Jede Preisregel ist getestet. Schickt der Kunde neue Preise, wird die Tabelle getauscht, und der Test läuft erneut. (Die Matrix eines Kunden hatte Dutzende Sonderregeln, und einige widersprachen sich. Das hatte vorher niemand gemerkt, weil die Matrix nie als Ganzes gelesen wurde.)
Schritt 4: die Rechnung je Kunde und Werk. Der Dienst gruppiert die abrechenbaren Positionen. Je Kunde und Werk erzeugt er ein PDF mit Positionsliste und Summenblock. Die Positionen, die aus dem Avis stammen, sind markiert, damit der Kunde sieht, worauf die Rechnung fußt. Die Datei geht ins Archiv und, wenn der Kunde es will, per Mail raus.
Schritt 5: Protokoll. Jeder Lauf schreibt: gelesene Positionen, abgerechnete, geklärte, erzeugte PDFs, Summe. Kommt an einem Werktag keine Rechnung zustande, obwohl eine Tagesliste da war, ist das ein Ausfall und wird gemeldet.
Der erste Lauf für den Kunden hatte 34 Sendungen und lief in Minuten. Aufbau bis dahin: drei Wochen, davon eine Woche für die Preismatrix.
Ehrlich gerechnet: Der Aufbau kostet drei bis vier Wochen Arbeit. Der Betrieb kostet ein paar Stunden im Monat für Preisänderungen und Klärfälle. Dagegen stehen zwei bis drei Stunden am Tag Abrechnung und die Tage, die das Geld früher kommt.
Bei 60 Positionen am Tag rechnet sich das im ersten Quartal. Bei 10 Positionen am Tag nicht, da reicht eine gute Vorlage im TMS. Die Grenze liegt nach unserer Erfahrung bei etwa 30 Positionen je Werktag. Oder bei mehr als drei Preismatrizen. Darunter würde ich abraten, und ich habe es auch schon getan.
Ein Vorbehalt: Die Zahlen stammen aus einer Stückgutspedition. Ihre Kunden sind fest und haben Preismatrizen. Bei Charterverkehr mit Einzelpreisen je Auftrag entfällt Schritt 3. Dann ist der Dienst vor allem ein Avis-Abgleich.
Er bucht nicht in die Finanzbuchhaltung. Die Rechnung landet dort über den vorhandenen Weg. Als Datei oder über die Schnittstelle des Buchhaltungssystems. Er ersetzt auch keinen Steuerberater. Ob eine Leistung umsatzsteuerlich richtig eingeordnet ist, prüft weiter ein Mensch. Er tut das, was vorher jemand in Excel getan hat, jeden Tag, mit Protokoll.
Wie viele abzurechnende Positionen haben Sie je Werktag, und wie viele Preismatrizen? Schicken Sie mir die zwei Zahlen und eine anonymisierte Tagesliste. Ich zeige Ihnen die Rechnung, die der Dienst daraus baut, und das Protokoll dazu. Prozess-Check anfragen, 30 Minuten, ohne Verkaufsgespräch.
