Viele Speditionen, mit denen wir sprechen, buchen in DATEV oder lassen dort buchen. Die Rechnung entsteht aber woanders: im TMS, in Excel, in einem Abrechnungsdienst. Dazwischen sitzt jemand, der die Rechnung ein zweites Mal erfasst, in der Buchhaltung oder beim Steuerberater. Bei 300 Ausgangsrechnungen und 300 Frachtrechnungen im Monat sind das zwei Tage Doppelerfassung, jeden Monat.
Hier ist, wie der Übergang ohne Doppelerfassung läuft, was DATEV dafür braucht und wo das System Grenzen setzt. DATEV wird in diesem Beitrag als das genannt, was es ist: das Buchhaltungssystem, mit dem wir am häufigsten zu tun haben. Nicht als Empfehlung, nicht als Kritik.
DATEV nimmt Buchungen als Stapel entgegen. Das Format ist DATEVs eigenes: Konto, Gegenkonto, Betrag, Datum, Belegfeld, Buchungstext. Dazu kommt das Belegbild als PDF, verknüpft über eine Belegnummer. Diesen Weg nehmen auch Vorsysteme, und er ist dokumentiert. Eine direkte Schnittstelle in den Mandanten gibt es über die DATEV-Datenservices. Ihre Freischaltung läuft über den Steuerberater.
Für die Automatisierung heißt das: Der Dienst muss zwei Dinge erzeugen, den Stapel und die Belege, und beide sauber verknüpfen. Alles andere ist Kontierung, und die ist Regelwerk.
Der Dienst liest die Rechnungen, die das TMS oder der Abrechnungsdienst erzeugt hat, je Tag. Für jede Rechnung ergibt sich die Buchung aus drei Regeln. Erlöskonto nach Leistungsart, also Fracht, Maut oder Nebenleistung. Steuerschlüssel nach Kunde und Land. Debitorenkonto aus dem Kundenstamm. Das PDF der Rechnung ist der Beleg.
Die Regeln stehen in einer Tabelle, die der Steuerberater freigibt. Ändert sich ein Konto, ändert sich die Tabelle, nicht der Dienst. Eine Rechnung, für die keine Regel greift, etwa ein neuer Kunde ohne Debitorenkonto, geht in die Klärliste, nicht in den Stapel.
Der Eingang läuft wie im Beitrag Frachtrechnungen automatisch verarbeiten beschrieben: lesen, dem Auftrag zuordnen, gegen die Vereinbarung prüfen. Erst geprüfte Rechnungen kommen in den Stapel, mit Kreditorenkonto aus dem Lieferantenstamm und Aufwandskonto nach Leistungsart. Die Klärfälle, Abweichung über der Schwelle oder kein Auftrag gefunden, bleiben draußen, bis ein Mensch entschieden hat.
Ab 2027 kommt die E-Rechnung dazu: Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen dann E-Rechnungen ausstellen, ab 2028 alle. Eingehende XRechnungen und ZUGFeRD-Belege liest der Dienst strukturiert, das Belegbild ist dann das mitgelieferte PDF oder eine erzeugte Ansicht.
Einmal täglich, bei manchen Kunden wöchentlich, erzeugt der Dienst den Stapel und die Belegdateien. Er legt sie an der vereinbarten Stelle ab oder übergibt sie über die Datenservices, wenn die freigeschaltet sind. Jede Übergabe schreibt ein Protokoll: Anzahl Buchungen, Summe, Anzahl Belege, Klärfälle. Dazu eine Prüfsumme, mit der die Buchhaltung den Stapel gegen das TMS abgleicht.
Kommt an einem Werktag kein Stapel zustande, obwohl Rechnungen erzeugt wurden, meldet der Wächter das. Die Buchhaltung erfährt es vor dem Monatsabschluss, nicht dabei.
Drei Dinge, die der Dienst nicht tut, und zwar mit Absicht:
Ein Vorbehalt: Der Aufbau passt für Speditionen mit 200 bis 2.000 Rechnungen im Monat. Darunter reicht der Belegupload, den DATEV selbst anbietet. Darüber ist die Frage, ob das TMS nicht besser direkt an die Datenservices angebunden wird, und dann sind wir nicht der richtige Partner dafür.
Der Steuerberater importiert den Stapel und trägt die Verantwortung für die Buchung. Deshalb gehört er in Woche 2 des Projekts an den Tisch. Er gibt die Kontierungstabelle frei, bevor der erste Stapel kommt. Und er sagt, ob er den Stapel als Datei oder über die Datenservices haben will. Ohne diese Abstimmung baut man einen Dienst, den der Empfänger nicht annimmt.
Wie viele Rechnungen erfasst Ihre Buchhaltung oder Ihr Steuerberater im Monat ein zweites Mal? Nennen Sie mir die Zahl und das System, aus dem sie kommen. Ich zeige Ihnen einen Stapel mit Protokoll. Prozess-Check anfragen, 30 Minuten, ohne Verkaufsgespräch.
